Procedura wydawania e-legitymacji
§ 1. Podstawa prawna
Procedura wydawania e-legitymacji została opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:
1. Ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 750, 854).
2. Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 1120).
3. Rozporządzeniem zmieniającym Ministra Edukacji i Nauki z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 1700).
4. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. 2023 r., poz.2111)
§ 2. Cel procedury
Celem procedury jest zapewnienie sprawnego i zgodnego z prawem procesu wydawania oraz wymiany e-legitymacji dla uczniów placówek oświatowych obsługiwanych przez Zakład Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych (ZEFO)
§ 3. Zakres procedury
Procedura obejmuje wszystkie etapy wydawania e-legitymacji od złożenia dokumentów przez placówkę oświatową, poprzez wydanie oraz wymianę e-legitymacji.
§ 4. Procedura wydawania e-legitymacji
I. Złożenie dokumentów w szkole
1. Rodzic/opiekun prawny ucznia wypełnia formularz wniosku o wydanie e-legitymacji.
2. Wypełniony wniosek wraz z aktualnym zdjęciem (najlepiej w postaci cyfrowej w formacie JPG), należy złożyć w sekretariacie szkoły/przedszkola.
II. Weryfikacja wniosku
1. Sekretariat szkoły/przedszkola dokonuje weryfikacji poprawności wniosku oraz załączonych dokumentów.
2. W przypadku braków lub błędów we wniosku, sekretariat kontaktuje się z wnioskodawcą w celu ich uzupełnienia. Nieuzupełnienie wniosku, bądź złożenie wniosku błędnego skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.
III. Złożenie dokumentów w ZEFO
1. Placówka oświatowa składa do ZEFO, wypełnione zestawienie zgodnie z tabelą Excela, stanowiącą załącznik nr 1 z nazwą, wg odpowiedniego wzoru e-legitymacji:
• MEiN-I/1 dla uczniów szkół podstawowych i szkół ponadpodstawowych dla dzieci i młodzieży;
• MEiN-I/2 dla słuchaczy branżowych szkół II stopnia, szkół policealnych oraz szkół dla dorosłych;
• MEiN-I/3-N dla niepełnosprawnych uczniów szkół podstawowych i szkół ponadpodstawowych dla dzieci i młodzieży;
• MEiN-I/4-N dla niepełnosprawnych słuchaczy branżowych szkół II stopnia, szkół policealnych oraz szkół dla dorosłych;
• MEiN-I/5 dla dzieci niepełnosprawnych spełniających obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego.
2. Do zestawienia należy dołączyć aktualne zdjęcia w postaci cyfrowej w formacie JPG.
3. Zdjęcia powinny spełniać wymogi zdjęcia legitymacyjnego (układ i proporcje twarzy), między innymi zalecane jest aby zdjęcie posiadało wymiary 3,5 x 4,5 cm i było zeskanowane w rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi.
4. Nazwa pliku ze zdjęciem musi być unikalna i przyporządkowana do każdej osoby (w jednej przekazanej paczce danych), tak aby nazwa zdjęcia i odnośnik do zdjęcia w tabeli Excel były jednakowe (sugerujemy zastosować nr PESEL dziecka do opisu zdjęcia).
5. Tabele Excel z danymi należy wypełnić na każdy rodzaj e-legitymacji oddzielnie, oraz odpowiednio nazwać: MEiN_I_1.xlsx, MEiN_I_2.xslx, MEiN_I_3.xlsx, MEiN_I_4.xlsx, MEiN_I_5.xlsx.
6. Wypełnione tabele i pliki ze zdjęciami należy przesłać w formie elektronicznej spakowane i zaszyfrowane, najlepiej programem 7-zip, na adres: legitymacje@zefo.com.pl. W przypadku dużej wielkości pliku, można go podzielić na mniejsze grupy dzieci (np. klasy). Hasło zostanie nadane dla każdej placówki oddzielnie i wysłane e-mailem.
IV. Wydanie e-legitymacji
1. Placówka oświatowa zleca wykonanie e-legitymacji ZEFO w Chorzowie zajmującym się wykonaniem w/w dokumentów elektronicznych.
2. Placówka oświatowa dokonuje zlecenia wykonanie wydruku e-legitymacji ZEFO w Chorzowie, na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej procedury. Zestawienie, wraz ze zdjęciami, przesyła elektronicznie na adres e-mail legitymacje@zefo.com.pl w zaszyfrowanym pliku.
3. E-legitymacja zostaje przygotowana zgodnie z obowiązującymi standardami i przekazana do szkoły niezwłocznie, ale w terminie nie dłuższym niż 21 dni roboczych od dnia przekazania zlecenia do ZEFO.
4. Sekretariat placówki oświatowej informuje ucznia lub jego rodzica/opiekuna prawnego o możliwości odbioru e-legitymacji w ciągu 5 dni roboczych od jej otrzymania.
5. Uczeń lub jego rodzic/opiekun prawny odbiera e-legitymację w sekretariacie szkoły/przedszkola, potwierdzając odbiór podpisem.
§ 5. Procedura wymiany e-legitymacji
I. Wymiana z powodu zmiany danych
1. W przypadku zmiany danych ucznia (np. zmiana nazwiska), uczeń lub jego rodzic/opiekun prawny składa wniosek o wymianę e-legitymacji wraz z dokumentem potwierdzającym zmianę danych.
2. Procedura wydania nowej e-legitymacji jest analogiczna do procedury opisanej w §4.
II. Wymiana z powodu uszkodzenia lub utraty
1. W przypadku uszkodzenia lub utraty e-legitymacji, uczeń lub jego rodzic/opiekun prawny składa wniosek o duplikat e-legitymacji wraz z opisem przyczyny wymiany.
2. Do wniosku załącza potwierdzenie opłaty za duplikat e-legitymacji, dokonany przelewem na konto dochodów budżetowych placówki oświatowej w wysokość równej kwocie opłaty skarbowej od poświadczenia własnoręczności podpisu.
3. Procedura wydania nowej e-legitymacji jest analogiczna do procedury opisanej w §4.
III. Wymiana z powodu stwierdzenia błędów
1. W przypadku stwierdzenia błędów na e-legitymacji, uczeń lub jego rodzic/opiekun prawny powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt w sekretariacie szkoły/przedszkola.
2. Sekretariat dokonuje weryfikacji zgłoszonych błędów i, w przypadku ich potwierdzenia, zleca wykonanie nowej e-legitymacji.
3. Nowa e-legitymacja zostanie wydana niezwłocznie od daty zgłoszenia błędu.
4. Procedura wydania nowej e-legitymacji jest analogiczna do procedury opisanej w §4.
§ 6. Przechowywanie dokumentacji
1. Wnioski o wydanie, wymianę i unieważnienie e-legitymacji są przechowywane w sekretariacie szkoły/przedszkola zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów szkolnych.
2. Dane osobowe będą przechowywane i przetwarzane zgodnie z polityką bezpieczeństwa danych szkoły oraz obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych.
3. Dane osobowe, które zostały dostarczone do ZEFO będą przetwarzane na potrzeby wydrukowania e-legitymacji i przechowywane przez okres 7 dni od daty wydania gotowych dokumentów placówce oświatowej. Po upływie tego czasu zostaną trwale zniszczone.
§ 7.Postanowienia końcowe
1. Procedura wydawania e-legitymacji wchodzi w życie z dniem jej wydania przez Dyrektora ZEFO.
2. Wszelkie zmiany w procedurze wymagają formy pisemnej.